Получение архивной справки, копии, выписки, информационного письма
| Наименование процедуры | Особенности исполнения процедуры | Сроки |
| Прием и регистрация запроса заявителя | Поступление запроса заявителя в Архивный отдел осуществляется посредством личного обращения (либо через представителя), почтового отправления, либо через МФЦ на бумажном носителе или в электронной форме, в электронной форме с использованием Единого портала в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации, официального сайта администрации Березовского муниципального округа (при наличии технической возможности). В случае наличия основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в соответствии с пунктом 2.8 Административного Регламента по предоставлению муниципальной услуги, сотрудник Архивного отдела отказывает в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги. Варианты направления запроса заявителя (его законного представителя) на получение архивной информации с приложением документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги: 1. Личное обращение в Архивный отдел в приемные часы (понедельник с 14.00 до 17.00, среда с 09.00 до 13.00 и с 14.00 до 17.00). Прием граждан ведется по предварительной записи, запись осуществляется по телефону (34369)4-86-84. При подаче запроса заполняется заявление установленного образца. 2. Направление запроса через ГБУ СО «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» г. Березовского (МФЦ), 3. Направление через официальный сайт администрации Березовского муниципального округа. Необходимо перейти к сервису подачи запроса на получение архивной информации через официальный сайт администрации Березовского муниципального округа можно по ссылке: pos.gosuslugi.ru либо через виджет, размещенный на главной странице сайта Администрации Березовского муниципального округа (березовский.рф). 4. Отправление собственноручно заполненного и подписанного Запроса на бланке установленного образца (бланки заявлений можно найти на странице архивного отдела официального сайта администрации Березовского муниципального округа: https://березовский.рф/ (вкладка «Администрация», левый столбец, «Архивный отдел», «Бланки заявлений на получение архивной информации») почтовым отправлением с приложением копии документов, необходимых для получения архивной информации, по адресу: 623701, Свердловская обл., г. Березовский, ул. Ленина, д. 73 Архивный отдел администрации Березовского муниципального округа. В запросе заявителя должны быть указаны:
Документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги могут быть предоставлены через законного представителя. Документом, подтверждающим полномочия представителя заявителя, является доверенность, оформленная и выданная в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации. Заявление и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, также могут быть направлены путем использования информационно-телекоммуникационных технологий, включая использование Единого портала (при наличии технической возможности отдела), и других средств информационно-телекоммуникационных технологий в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации и Свердловской области, в форме электронных документов. При этом заявление и электронный образ каждого документа должны быть подписаны простой электронной подписью. | до 1 рабочего дня |
| Направление запроса руководителю, рассмотрение запроса руководителем, направление запроса исполнителю, рассмотрение запроса исполнителем, анализ тематики запроса | Зарегистрированный запрос пользователя представляется руководителю Архивного отдела и передается с резолюцией руководителя сотруднику Архивного отдела на исполнение в установленном порядке. Сотрудники Архивного отдела осуществляют анализ тематики поступившего запроса с использованием имеющихся в Архивном отделе архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя. Архивный отдел письменно запрашивает заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями, в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации или нечетко, неправильно сформулированного запроса. Срок исполнения данной административной процедуры – 10 дней. Результатом выполнения административной процедуры является определение: правомочности получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведений конфиденциального характера; степени полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы; местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса. В случае установления оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги сотрудник Архивного отдела сообщает об этом заявителю с указанием причин отказа. | 10 дней |
| Направление по результатам рассмотрения запроса на исполнение в другой архив или организацию | Определяется местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса. По итогам анализа тематики поступившего запроса в течение 5 дней со дня регистрации Архивный отдел направляет запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архивном отделе архивных документов, в другой архив или организацию, где хранятся необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация. В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, Архивный отдел направляет в соответствующие архивы или организации копии запроса. Заявитель уведомляется о направлении его запроса на исполнение в другой архив или организацию. | в течение 5 дней со дня регистрации запроса |
| Подготовка, выдача или направление ответа заявителю | Работу по подготовке архивных справок, выписок, копий архивных документов специалисты Архивного отдела осуществляют при наличии в составе архивных фондов документов, необходимых для исполнения запроса. Сотрудник Архивного отдела осуществляет в установленном порядке выявление архивных документов, необходимых для исполнения запроса. По результатам выявления готовится ответ заявителю на запрос (архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо об отсутствии запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации либо с уведомлением о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации, отказ в предоставлении муниципальной услуги). Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо на бумажном носителе может быть направлена посредством почтового отправления на основании запроса заявителя. Срок хранения невостребованных заявителем результатов составляет 5 лет. Результат предоставления муниципальной услуги по запросам, поданным через МФЦ, направляется в МФЦ для последующей выдачи заявителю. | не более 30 дней со дня регистрации запроса |
| МФЦ: Сотрудником МФЦ осуществляется получение результата предоставления муниципальной услуги на бумажном носителе в Архивном отделе не позднее рабочего дня, следующего после дня истечения срока предоставления муниципальной услуги, либо получение электронных документов, направленных в МФЦ по результатам предоставления муниципальной услуги Архивным отделом, а также выдача документов, включая составление на бумажном носителе и заверение выписок из информационной системы Архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу. Работник МФЦ регистрирует полученный результат предоставления муниципальной услуги в автоматизированной информационной системе МФЦ. В случае получения электронных документов, направленных в МФЦ по результатам предоставления муниципальной услуги Архивным отделом, предоставляющим муниципальную услугу, а также выдачи документов, включая составление на бумажном носителе и заверение выписок из информационной системы Архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, работник МФЦ составляет и заверяет на бумажном носителе результат предоставления муниципальной услуги. Работник МФЦ устанавливает личность лица или представителя на основании документа, удостоверяющего личность, а также проверяет полномочия представителя и осуществляет выдачу результата предоставления услуги заявителю. |
Бланки запросов о предоставлении муниципальной услуги – в приложении. Список документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, во вкладке «Перечень документов, подлежащих предоставлению в архивный отдел для получения архивной информации»: https://березовский.рф/page/perechen-dokumentov-podlezhaschih-predostavleniyu-v-arhivnyy-otdel-dlya-polucheniya-arhivnoy-informacii
Файлы для скачивания
1. Бланк заявления на получение АРХИВНОЙ СПРАВКИ (собственник) (doc, 35 KB)
2. Бланк заявления на получение АРХИВНОЙ СПРАВКИ (представитель) (doc, 35.5 KB)
3. Бланк заявления на получение КОПИИ архивного документа (собственник) (doc, 34 KB)
4. Бланк заявления на получение КОПИИ архивного документа (представитель) (doc, 34.5 KB)